I løbet af et rekrutteringsforløb opnår du viden og indsigter om din næste medarbejder, der kan være med til at sikre, at han eller hun hurtigt finder sig til rette i det nye job. Men i en travl hverdag, kan det være svært at finde tiden til at analysere den viden og viderebringe den til lederen og teamet – særligt, hvis du ikke har prøvet det før.
I dette nyhedsbrev giver vi inspiration til en onboarding-skabelon, du kan anvende, hvis du vil være sikker på, at de vigtigste indsigter fra hhv. People Test Logic og People Test Person bliver anvendt, så de aktivt bidrager til, at den nye medarbejder finder sig godt til rette.
Selvom du, måske endda sammen med vedkommendes leder, i løbet af rekrutteringsforløbet har været i dybden med den kommende medarbejders personlighed, giver det værdifulde indsigter om, hvordan kandidaten bedst onboardes, når I genbesøger den eksisterende viden med et nyt perspektiv.
Indtil kandidaten bliver valgt, vurderes kandidaten hele tiden med afsæt i jobkravene, og spørgsmålet er, om kandidaten har kompetencerne og personligheden til at løfte de udfordringer, der følger med jobbet? Men når kandidaten er valgt, ved vi at forudsætninger og kompetencerne er på plads, derfor skal fokus skifte og et nyt spørgsmål skal besvares. Nu handler det om, hvad skal der til for at jeres kommende medarbejder trives og præsterer på jeres arbejdsplads? For at besvare det spørgsmål, kan du tage afsæt i nedenstående onboarding-skabelon.
Onboarding skabelon – Fem trin
1. Personanalyse
Lav en opsummering af de informationer du har fået om den nye medarbejder, som er relevante for onboardingen med udgangspunkt i testresultaterne, lederrapporten og den personlige tilbagemelding. Vær opmærksom på omfanget og sæt f.eks. det krav til dig selv, at det ikke må fylde mere end maksimalt 1 a4-side Fokuser på følgende områder:
a. Hvordan lærer personen?
b. Hvad motiverer personen?
c. Hvordan skal personen ledes?
2. Møde med lederen og præsentation af personanalyse
Præsentér den nye medarbejders analyseresultater og onboarding-resume for den nye medarbejders nærmeste leder. Formålet med dette møde er at klæde lederen på i forhold til, hvordan han eller hun bedst leder den nye medarbejder og samtidig etablere en samtale med lederen om, hvordan den kommende medarbejder bliver en succes. Beslut i fællesskab med lederen, hvad det resterende team, den nye medarbejder indgår i, skal briefes om.
3. Lav en åben onboarding-plan for den første måned
Lav en onboarding-plan, der tager højde for:
a. Det praktiske: Adgangskort, oprettelse i IT-system osv.
b. Det faglige: Introduktion til opgaver, træning, vidensoverførsel osv.
c. Det sociale: Introduktion til kolleger og stakeholders samt inklusion af den nye medarbejder.
d. Indsigterne fra onboarding-resumeet: Både b og c bør designes ud fra indsigterne fra ansættelsesprocessen for at skabe en persontilpasset onboardingplan. Har kandidaten f.eks. en høj score på indlæringsevne, bør du forvente en stejl læringskurve og tidligt præsentere kandidaten for de mere komplekse og udfordrende arbejdsopgaver. Viser PTP’en at kandidaten scorer højt i social kontakt, er det vigtigt at personen hurtigt får lejlighed til at lære kollegaerne at kende.
4. 1. arbejdsdag – Inddrag kandidat, leder og afstem onboarding-planen sammen
Som mennesker betragter vi det ukendte som farligt og det velkendte som trygt. Det er derfor en god idé, at den nye medarbejder som noget af det allerførste bliver sat sammen med lederen og den rekrutteringsansvarlige for at tale om onboarding-planen. Formålet er at skabe tryghed og vished om forløbet og få afstemt planen. Det giver god mening, også at inddrage medarbejderens egne erfaringer. Måske synes den nyansatte medarbejder, at planen er perfekt, måske vil personen, gerne hilse på kollegaerne tidligere og sættes ind i arbejdsopgaverne senere – så justeres planen.
5. Opfølgning på planen og inklusionen af den nye medarbejder
En ting er onboardning, noget andet er inklusion og ledelse af den nye medarbejder. Derfor er det vigtigt efter en passende periode – f.eks. ved en tremånederssamtale – at samle op på onboarding planen og se længere frem. Derfor er det en god ide endnu en gang at samles med lederen og den nye medarbejder og med udgangspunkt i personens analyse, gå i dybden med ledelses- og motivationsaspekterne og samtidig evaluere på den plan I sammen lagde sidst. Man siger, at vi tager et job pga. opgaverne, men forlader det pga. chefen. Hvis vi skal modarbejde det, er det vigtigt, at lederen bliver klædt rigtig godt på til opgaven at lede for hver enkelt medarbejder.
Herunder er nogle af de spørgsmål, gode testresultater giver dig svar på:
Hvilken type oplæring vil være bedst? (alene, sidemandsoplæring, learning by doing etc.).
Hvor stejl en læringskurve man kan forvente ud fra det kognitive niveau?
Hvordan skal personen ledes?
Er det et selvstændigt menneske eller én, der har brug for meget sparring?
Vil vedkommende gerne have meget social kontakt?
Hvad der motiverer kandidaten? Er kandidaten i stand til at motivere sig selv, eller er der brug for hyppig støtte og anerkendelse?
Har kandidaten en høj eller lav forståelse, og har kandidaten i den forbindelse brug for meget eller lidt forklaring for at forstå en opgave?
Har kandidaten en lav eller høj forståelse af kompleksitet? Det giver et indblik i, om kandidaten kun kan håndtere få informationer af ad gangen, eller om kandidaten skal udfordres for ikke at kede sig.
Hvor ambitiøs kandidaten er, og hvornår kandidaten skal præsenteres for perspektiverne og mulighederne i stillingen?
